便利で実用性の高い自炊代行！自炊代行のメリットやサービス比較のポイントとは？

近年、様々なものがデジタル化しています。企業や会社でも、色々な重要書類などがデータで扱うようになってきており、時代の傾向としてデータを購入する価値観が定着してきています。ここでは、自炊代行のメリットやサービス比較のポイントについてお伝えします。

自炊代行を利用するメリットについて

データ化保存で部屋もスッキリ片付く

部屋が綺麗に片付いていると、それだけで気持ち良いものです。自分の部屋に溜まっている専門書、文庫本、新書本、雑誌、漫画なども、自炊代行サービスを利用することで、綺麗に整理整頓できます。自炊代行サービスで、気持ちも部屋もリフレッシュできるのは嬉しいですよね。

いつでもPDFデータの閲覧が可能

書籍の自炊は、いつでもiPad、iPhone、Androidなど、デバイス使用時にPDFデータの閲覧が可能になります。携帯に持ち歩きにも便利で、必要な時に必要なデータを簡単に活用することができます。また、大量データを一纏めにできるので、どれだけ沢山のデータがあっても、一つのデバイスに詰め込むことが可能です。自炊代行では、小さなデバイスに大量のデータをスキャン保存でき、身軽に自分の手元でデータを携帯できる良さがあります。

文章、論文、記事を有効活用できる

紙媒体では、必要な文章、記事、言葉など、これらを簡単に見つけ出すと言う作業がとても大変です。なので、例えば、貴重な論文や資料が含まれている書籍を活用したくても、それを見つけだす為に多くの時間を費やすことになってしまいます。そんな時も、自炊代行を利用して書籍のスキャンをしておけば、文章、記事、資料、論文が全てデータ化されて保存されているので、必要な情報を簡単に取り出せます。情報をしっかり100％活用していく為にも、自炊代行は有効的と言えます。

身軽に携帯できる

書類や書籍と一言で言っても、それぞれにサイズやページ数と言うのは異なります。なので、自分が携帯する書類や書籍によっては、重量がある場合もありますよね。そんな書類や書籍を携帯して持ち歩くことは、中々できないですし大変ですね。しかし、自炊代行でデジタル化することで、重量のある書類や書籍もタブレット端末一つで身軽に携帯できます。また、何時でも場所を選ばずに閲覧することができるようになります。自分の手元に置いておきたい物に関してはデータ化することが有効で、そうすることによって、気になる情報を即、チェックすることができます。

通勤・通学時間も有効活用できる

通勤・通学時間にも手軽にデータ確認、資料チェック、勉強、読書など、様々なことができるようになります。このように、有効的な時間の使い方ができると、時間の活用も有意義になりますよね。自炊代行では、書籍、書類、雑誌、漫画、教科書、参考書など、様々な物をデジタル化してタブレット保存することが可能です。

自炊代行のサービス比較のポイントについて

業者が設定する料金価格を見る

先ず確認したいことは、自炊の価格設定や追加費用について見てみましょう。基本的に自炊代行の料金と言うのは、自分が業者に依頼したい書類枚数、大きさ、紙質、スキャンの解像度など、色々な項目が複合的に考慮された上で設けられています。自炊する枚数が多くなる程に金額は安くなり、少量になる程金額は高くなっています。しかし、中には依頼1件ごとに対して、基本料金や受注最低価格などを設けている所もあり、依頼枚数×単価の価格設定では無いケースもあることを覚えておきましょう。また、自炊代行でスキャンしたデータ分類やラベリングに関して作業依頼する際は、追加費用が発生する場合もあります。なので、自分が依頼する自炊代行業者は、業務に関してどの範囲までが基本プランに含まれているのか、事前確認しておくのがお勧めです。

スキャンのクオリティを見る

自炊代行を折角依頼しても、仕上がったデータを見た際に文字潰れがあったり、書類が傾いた状態でスキャンされていたり、このような状況は避けたいですよね。スキャンが完了した後のデータの仕上がりが、ハイクオリティであるかについては一番初めに確認するようにしましょう。なので、一度仕上がりのサンプルを用意してもらうなど、事前に業者のクオリティが確認できると安心です。また、どんな機材を用いてスキャンを行っていくのか、業者の実績件数など、依頼者との信頼に繫がるポイントも確認することが大切です。さらに、文書情報管理士の資格保有者がいると、スキャニングを含む処理、保管・破棄に関しての法知識などに精通しており、仕上がりのクオリティを図る上で判断基準になります。

セキュリティー・情報漏洩の対策が成されているか

自炊代行では、機密情報記載書類を預ける場合もあります。なので、依頼した自炊代行業者が、一体どのようなセキュリティー対策や情報漏洩対策を行っているか、そこは最も重要なポイントと言えます。例えば、いくら料金設定価格を安く設けている自炊代行業者であっても、セキュリティー・情報漏洩の対策が疎かになっていては、大問題に発展する可能性もあります。このようなポイントを見る際には、依頼した自炊代行業者がプライバシーマークかISO27001のどちらか、或いは、両方を、取得しているかが判断基準になります。プライバシーマークと言うのは個人情報取り扱い、ISO27001と言うのは機密情報取り扱い、これらについて一定レベルをクリアして満たしている企業が、取得することのできる認定制度になっています。

原本の取り扱い方法を見る

自炊代行でスキャンした後、原本の処理方法について知ることも、自炊代行業者選びの判断基準の一つです。例えば、自炊代行を利用する目的が、デジタル化によって社内スペースを確保する為である場合には、自炊代行業者で処分まで行っている所の方が便利ですよね。なので、このような作業がオプション対応になっているか、または、対応している場合に適切な手順で処分が行われているか、それらについて確認をすることが大切です。さらに、e-文書法対応の場合であれば、原本保存義務がある税務・財務関係の書類や取締役会議事録などもデジタル化して保存することが可能です。

データ運用サポートの有無を確認する

自炊代行でスキャンしたデータと言うのは、今後も運用していくものですよね。なので、その際にデジタル化されたデータの運用サポート対応についても、しっかり確認する必要があります。デジタル化されたデータを今後どう運用していくか、それに関しては、事前決定で希望に適したサポートを受けられる自炊代行業者を利用するようにすると大変便利です。書類データに関しては社員が全員で共有し、機密書類データに関してはアクセス権限を付けるなど、社内管理システムの構築メニューやオプションがある場合は、書類処理も一気に行っていくことができることも覚えておきましょう。

まとめ

ここでは、自炊代行にフォーカスして、デジタル化するメリット、自炊代行のサービス比較ポイントについてお届けしてきましたが、いかがでしたか？自炊代行と言うのは、とても効率が良く利便性のあるデジタルサービスです。情報保管や携帯がとても楽で、尚且つ、価格も経済的である点も魅力です。このように、自炊代行を上手く利用することによって、デジタルツールに魅力を感じている方をはじめ、書籍好きな方も効率良く有意義にデジタルツールを楽しんでいくことができます。皆さんもぜひ、自炊代行を利用して快適なデジタルツールライフを送りましょう。